प्रभावशीलता के प्रबंधन के लिए एक भौतिक संग्रह की एक कंपनी पर निर्भर करता है कार्यान्वयन और उपकरणों के विशिष्ट तरीकों की है । यह महत्वपूर्ण है एक व्यवसाय के लिए किया जा करने के लिए संबंध के साथ अपने दस्तावेजोंअधिक से अधिक एक मात्र कानूनी मजबूरी का पालन करने के लिए, संग्रह करने की आवश्यकता है । अच्छे प्रबंधन के लिए जवाब है वास्तविक आर्थिक मुद्दों पर. प्रबंधन की वर्तमान रिकॉर्ड, मध्यवर्ती और प्रबंधन के अभिलेखागार दोनों सेवाओं के लिए नहीं विभाजित और समन्वित उन दोनों के बीच: अभिलेखागार सेवा और रिकॉर्ड भंडार है । इस तरह के रूप में, संग्रह पेपर दस्तावेजों की एक प्रक्रिया है कि हो सकता है जल्दी से जटिल है, तो नियम और अच्छे व्यवहार अगर वे नहीं मिले हैं, दोनों के संदर्भ में वर्गीकरण में भंडारण. की परवाह किए बिना फार्म या कंपनी की गतिविधि के प्रबंधन के अभिलेखागार की आवश्यकता है । वह शुरू किया, हल्के से हालांकि यह है के आधार पर कार्यों का एक प्राथमिकताओं सरल है: लक्ष्य के संग्रह के एक हाथ पर है करने के लिए, को बनाए रखने और कंपनी के दस्तावेजों में अच्छी हालत में है, दूसरे हाथ पर, उन्हें खोजने के लिए या उन्हें वापस किसी भी समय.
यही कारण है कि, यह नहीं है कम करने के लिए एक सरल भंडारण क्रम में साथ पालन करने के लिए इस अवधि के प्रतिधारण के कागजात, लेकिन पर आधारित है, एक व्यापक प्रबंधन के कागज संग्रह का हिस्सा है, जो एक संग्रह नीति है कि हो जाएगा, प्रभावी और टिकाऊ है, के बाद से निर्माण के विनाश तक अभिलेखागार.
प्रबंधन के वर्तमान और मध्यवर्ती के लिए अभिलेखागार प्रशासनिक प्रयोजनों की आवश्यकता है के लिए विशेष उपकरणों और विशिष्ट तरीकों खाते में बाधाओं के सेट के प्रबंधन से संबंधित दस्तावेजों. इस संग्रह प्रक्रिया की आवश्यकता है और अधिक कठोरता और तर्क है, क्योंकि यह शामिल हैं: प्रबंधन के शारीरिक पुरालेख (और अभिलेखागार) तात्कालिक नहीं किया जा सकता है । को लागू करने के लिए एक शक्तिशाली और सिद्ध में मदद करता है सुनिश्चित करने के लिए पहुँच क्षमता, विश्वसनीयता और अखंडता के दस्तावेजों. इस प्रणाली सुनिश्चित करता है समर्थन के दस्तावेज़ से इसके निर्माण के लिए अपने संग्रह है । यह कई संभावनाएं प्रदान करता है, इस तरह के कार्यान्वयन के रूप में प्रक्रियाओं और उपयोग के अधिकार. के लिए सम्मान के साथ विनियमन के साथ अनुपालन करने के लिए, वहाँ रहे हैं आईएसओ मानकों के लिए विशिष्ट हैं कि संग्रह है, और विशेष रूप से मानक आईएसओ जो सुनिश्चित करता है: के लिए के विशिष्ट मामले में, सरकारी दस्तावेजों, मानक आईएसओ सुनिश्चित करता है विनियमन उनके लेखन इतना है कि मानक आईएसओ, के रूप में करने के लिए वह प्रभार में है, को विनियमित करने के डेटा रिकॉर्ड है । इन आईएसओ मानकों या प्रेषित कर रहे हैं करने के लिए संकेत है, वे अनिवार्य नहीं हैं और हमेशा नहीं कर रहे हैं एक गारंटी के अत्यंत व्यावसायिकता. यह आदान-प्रदान में तृतीय-पक्ष में, उसके, अनुभव और समझ के अपने वास्तविक जरूरतों के साथ, आप मिल जाएगा वक्ता आप की जरूरत है. अभिलेखागार में उपलब्ध हैं करने के लिए सभी दस्तावेजों का उत्पादन किया है या प्राप्त द्वारा एक व्यापार के दौरान किसी भी वित्तीय वर्ष के लिए अपनी गतिविधि. नतीजतन, वे संरक्षित किया जाना चाहिए: वे पता लगाने के सभी आर्थिक और सामाजिक गतिविधि की कंपनी है । के रूप में करने के लिए उनके, वे विविध रहे हैं: वास्तविक प्रबंधन के प्रकार पर निर्भर करता है करने के लिए मीडिया की दुकान और वर्गीकृत, लेकिन यह भी करने के लिए संग्रह नीति को अपनाया कंपनी द्वारा (उचित करने के लिए अपने संगठन और गतिविधि के प्रकार के रूप में) विशिष्ट प्रकार के प्रत्येक संग्रह (सिद्धांत की उम्र): आम सवालों का सामना करना पड़ नीति निर्माताओं के क्षेत्र में वर्गीकरण और संग्रह के कॉर्पोरेट दस्तावेजों के दाखिल दस्तावेजों की एक कंपनी के बैठक के बुनियादी नियमों का पालन करने के लिए वर्गीकृत करने के लिए उपयोगी है, प्रभावी ढंग से और में दस्तावेजों के एक सेट के साथ एक कंपनी है । एक समय या एक और, एक कंपनी के चेहरे की समस्या संग्रह और फाइलिंग जो इसे का प्रबंधन करना चाहिए के बाद, आप का उत्पादन किया है या प्राप्त है । चलो भीड़ दस्तावेजों का समाधान नहीं है । खोजने के लिए एक स्वस्थ स्थिति में, वहाँ रहे हैं प्रक्रियाओं की रैंकिंग द्वारा नामित सामान्य शब्द के लिए रिकॉर्ड का प्रबंधन । यह एक उपकरण है रिकॉर्ड्स प्रबंधन के लिए जो सिफारिश की गई है उन्हें इलाज के लिए के रूप में उनकी रचना: इसकी गुंजाइश है, इसलिए सीमित करने के लिए वर्तमान और मध्यवर्ती अभिलेखागार, जबकि खाते में ले रही है: देखने के बिंदु के मानकों और नियमों, अभिलेख प्रबंधन एक प्रक्रिया है, के संग्रह भी बॉक्स. रिकॉर्ड्स प्रबंधन किया गया है वस्तु में के एक अंतरराष्ट्रीय मानक, आईएसओ, में प्राप्त द्वारा एसोसिएशन ç सामान्यीकरण शीर्षक के तहत, आईएसओ.
रिकॉर्ड्स प्रबंधन, इसलिए, उद्देश्य रिकॉर्ड करने के लिए और दस्तावेज़ के विचार से, इसके निर्माण के और, इसलिए, नदी के ऊपर की दस्तावेजी प्रक्रिया है । यह है क्यों यह भी शामिल है अपने दृष्टिकोण में एक वर्गीकरण योजना या वर्गीकरण योजना, सहित: क्या वर्गीकरण के भंडारण, यह सुंदर और अच्छी तरह से जगह में डाल दिया है नदी के ऊपर के प्रबंधन के अनुसार एक वर्गीकरण योजना तार्किक और श्रेणीबद्ध है । यह इसलिए आवश्यक है के लिए सेवा के आरोप में वर्गीकरण के कार्यान्वयन की योजना सही सवाल पूछने की, अर्थात्: वर्गीकरण की वर्तमान रिकॉर्ड मौलिक है, यह है कहा जा करने के लिए मूल और सुसंगत कारण के लिए तथ्य यह है कि वह सम्मान के साथ जीवन के अभिलेखागार और है कि यह इसलिए हो जाता है प्रतिबिंब की कंपनी की गतिविधि.
ऐसा करने के लिए, एक वर्गीकरण से बना है, के निर्माण के संग्रह और नहीं इस तथ्य के बाद है, और न ही कम करने के लिए भीड़ के ढेर में अभिलेखागार संग्रहीत बिना संसाधित किया गया है या सॉर्ट किया जाता है । के रूप में वर्गीकृत करने के लिए कैसे, यह आवश्यक कठोरता है । यह एक वैध विधि के प्रकार की परवाह अभिलेखागार (वर्तमान, अंतरिम, अंतिम). यह है के आधार पर भेद किया जा करने के लिए पर सामग्री की प्रकृति: रैंकिंग तेजी से और कुशल है जब यह शुरू हुआ के रूप में जल्दी के रूप में उत्पादन चरण के अभिलेखागार. इसलिए, यह स्पष्ट है कि स्थापना के एक वर्गीकरण योजना नहीं है तात्कालिक आवश्यकता है, और आवश्यकताओं का एक बहुत कुछ करने के लिए आदेश में प्रभावी हो सकता है. यही कारण है कि यह होना चाहिए संरचित अनुकूल करने के लिए: यह लगातार गिरावट की संभावना में अनुसंधान के दस्तावेजों (कैसे करने के लिए आसानी से एक दस्तावेज़.) और इसलिए व्यापक होना चाहिए. संरचनात्मक रूप से, इस योजना के वर्गीकरण में काम करता है एक तार्किक और संरचित तरीके से दस्तावेजों को वर्गीकृत कर रहे हैं और के अनुसार वितरित करने के लिए एक तार्किक स्कीमा और एक पदानुक्रम के लिए सामान्य से विशेष रूप से. लक्ष्य है को शामिल करने के लिए सभी दस्तावेजों को खोने के बिना सटीक है । इसकी व्यापक प्रकृति की वजह से है तथ्य यह है कि वह प्रभार में है, दाखिल करने के लिए सभी दस्तावेजों को दर्शाती कार्यों की कंपनी है, अपनी गतिविधि है । के एक पूरे सेट करने के लिए दस्तावेजों वर्गीकृत किया जा सकता है की परवाह किए बिना प्रकार के भंडारण मध्यम (कागज, फोटो, सीडी रॉम, इलेक्ट्रॉनिक डेटा) अंत में, वहाँ तीन प्रकार के वर्गीकरण की योजना के प्रकार के अनुसार कंपनी की गतिविधि (कार्यों और गतिविधियों), अपने संगठन संरचना (ऑपरेशन) और वस्तु. के रूप में एक कंपनी के अभिलेखागार कर रहे हैं का एक प्रतिबिंब गतिविधि, एक प्राथमिकता है, किसी भी विचार है करने के लिए दिए गए वर्गीकरण योजना कार्यात्मक है । हालांकि, तरीकों का एक संयोजन नहीं है बाहर करने के लिए, प्रदान की, ज़ाहिर है, मिश्रण नहीं है के ठिकानों विभाजन, और सभी डाल फ़ोल्डर में एक ही स्तर. अंत में, सफलता की एक वर्गीकरण योजना पर निर्भर करेगा सेवा आर्काइव कि निर्माण परिणाम के एक संपूर्ण ज्ञान के संचालन, गतिविधियों कंपनी की यह सेवा सफल हुआ है । यह है क्यों एक जांच पहले से आवश्यक है विकसित करने के लिए एक योजना के वर्गीकरण के तथ्य यह"दर्जी". धन्यवाद के कार्यान्वयन के लिए एक रिकॉर्ड प्रबंधन कंपनी के भीतर चाहता है कि प्रभावी रूप से प्रबंधित करने के अपने अभिलेखागार में, यह अब संभव है के लिए यह पिछले एक: प्रबंधन के अभिलेखागार के अधीन एक योजना के प्रभावी वर्गीकरण ओर जाता है अनिवार्य रूप से करने के लिए एक लाभ के समय और उत्पादकता के लिए कंपनी और एक कमी के प्रबंधन की लागत जा रहा है एक ही दिशा में है । प्रभाव में, एक वर्गीकरण व्यवस्थित अभिलेखागार शामिल है, एक प्रचलन और उपयोग में काफी मदद की, इस प्रकार से योगदान को विकसित करने के लिए कंपनी के प्रदर्शन. तर्क के संग्रह के खाते में रखना चाहिए की अवधि के कानूनी संरक्षण दस्तावेजों के क्रम में निर्धारित करने के लिए कैसे लंबे समय के एक निर्माता है एक ब्याज बनाए रखने के लिए अपने अभिलेखीय सामग्री, और भाग्य के इन दस्तावेजों के अंत में इस अवधि के समय है. सूची पुस्तक संयोजन की मात्रा और मूल्य की परिसंपत्तियों और देनदारियों की पहचान की सूची में है । खाता बही होता है कि शास्त्रों की पुस्तक-पत्रिका के अनुसार योजना के खातों, कंपनी के ध्यान में रखते हुए और प्रमाणीकरण की पुस्तकों की आवश्यकता है ।.
